ник: Goblin
На всех дураков не угодить. Если шеф дебил, то и база ему не нужна. Его проблемы.
Ну по логике вещей подумай. Если в основной форме ничего нет, то на кого заполнять все подчиненные. Они на пустое место будут привязаны.
Можно заготовить бланки, шаблоны. Потом заполнить карточку сотрудников. Необходимые данные этих сотрудников будут автоматом подставляться в нужные места этих бланков, шаблонов. Так и в той базе сделано. Познакомившись с сотрудником и учтя его можно сразу распечатать отпускные, командировочные, ну и т.д. Но это будут бланки. Потом уже подставлять куда и когда. Заранее не предугадать.
PS Рассмотрел подробнее вашу ситуацию. Как удаляете записи Если по полосе выделения в главной форме, и после делом, то удаляется все. Сотрудник со всеми его записями. Если просто из ячеек в отдельности, то будет обезличивание. Пусть шеф подставляет на место бывших сотрудников фамилии новых, тогда все останется. 
А у вас получается, что шеф, от нехрен делать влепил взыскания никому, а потом думает где найти того, кого под эти взыскания подставить. Пусть учтет Иванова И. И. и после этого ищет такого по всей стране для приема на работу. 