ник: snipe
вам нужна всего одна таблица - это таблица тех карта, но в ней нужно прописать все поля которые заполняются в тех карте ( у вас сейчас это сделано в 5 таблицах)
(про таблицы - справочники я промолчал - ну там типа сотрудник к какой группе относится пароль ну и всякая другая инфа которая медленно меняется)
теперь про доступ
все что вам нужно это определить на входе группу к которой относится пользователь
и далее подсунуть к его глазам форму с которой он будет работать (не обязательно делать много форм можно сделать всего одну но с вкладками и при открытии формы открывать определенную вкладку)