ник: snipe
чета как-то не нравится мне схема базы
и вот почему
есть штатное расписание организации
количество должностей конечно
должности могут быть сгруппированы в отделы
исходя из этого между подразделением и должностью должна быть связь один ко многим
вам на форму надо поместить подформу куда вносить данные о подразделении и занимаемой должности
о вариантах защиты от повторов которые вас интересуют обсуждали тут
http://hiprog.com/forum/read.php?id_forum=1&id_theme=8494&page=1