ник: час
ПОСМОТРЕЛ.
Я так понял, что ранее вы не занимались созданием такого рода программ.
Вряд ли вам удастся создать продукт, который будет отвечать требованиям, и работать так, как хотелось бы и тем более так, как необходимо.
Мой вам совет:
Составьте техническое задание на создание базы данных, с подробным описанием возможностей нужной вам программы и закажите её создание специалисту.
Либо кому-то здесь, либо кому-то ещё.