Чем лучше реализовать такую потребность? Через вычисляемое поле и свою функцию? в созданном запросе отметить произвольный список записей (по усмотрению пользователя).что-то не получается ....Решение : в форме (ленточной) использующей этот запрос вставить поле (логическое ) Правильно ли если дальше нужен фильтр по форме и сохранение выбранного списка записей (их кодов) буду пробовать...

Да я так и делала .А при работе с таблицей нескольких пользователей не столкнуться ли они при формировании этих полей - вот что вызывает вопрос ?

У меня в телефонной базе как раз галочками отмечаются те записи, что нужно выводить на принтер, при чем значения этих галок хранятся только в памяти..

Попробуйте так:
В глобальном модуле определите некую коллекцию
Public Col As New Collection

Далее, в подчиненной форме поставьте галку и назовите Print1 (имя можете имзменить, но у меня так).
На ее нажатие припишите

Private Sub Print1_MouseDown(Button As Integer, Shift As Dim ID As Long ID = Nz(Me.auto, 0) If InCol(ID) Then Call Col.Remove(CStr(ID)) Else Call Col.Add(ID, CStr(ID)) End If Me.P01 = ID End Sub

Далее, в заголовок формы поставьте поле, обзовите P01, и сделайте его скрытым (пользователю оно не надобно).

Теперь в запросах:
На отчет у меня для столбца ID стоит фильтр
IIf(InCol([auto]);[auto];Ложь)

Как то так

Ну и описание: В форме в таблице отображается поле с галкой. Ее можно поставить, и таким образом данная строка "будет отмечена". Отмеченные строки, у меня например, печатаются))

Удачи Вам